Het Effectieve Werken

Een takenlijst die wel werkt!

woensdag 6 februari 2013

Overzicht in je werk

Een goede takenlijst helpt om met plezier echt meer gedaan te krijgen. Maar wat is dan een goede takenlijst? En hoe maak je die? We helpen je graag met een aantal tips uit onze cursus time management. En het resultaat mag er zijn: 

  • 100% overzicht over alles in je werk - en dat werkt pas fijn!
  • je merkt dat je gemakkelijker in actie komt
  • je krijgt meer gedaan en dat met meer plezier
Lees hieronder hoe je dat doet!
 

Tip 1 - Gebruik 1 takenlijst voor 100% overzicht

Simpele tip, maar wel een die echt helpt. In onze cursus time management zien we dat veel mensen hun taken verdelen over verschillende plekken. In een schrijfblok, op de voicemail, in de agenda, post its op je pc of je bureau, briefjes in de auto. Ons advies? Overzicht geeft rust ..... Neem dus 2 keer per dag een kwartiertje om al deze aantekeningen bij elkaar te pakken en je 'nieuwe' acties op 1 (bij voorkeur) digitale ‘lijst’ te zetten.

 

Tip 2 - Noteer je taken in de vorm van Gewenste Uitkomst / Eerstvolgende Actie

Als wat? Eerst een paar voorbeelden. Dat maakt direct duidelijk wat we bedoelen met Gewenste Uitkomst / Eerstvolgende Actie.

  • Order Jansen gescoord / offerte schrijven 
  • Nieuwe accountmanager West Nederland begonnen / advertentietekst schrijven 
  • Judith blij gemaakt / naar bakker rijden voor melkchocola

Het eerste deel is de Gewenste Uitkomst, het eindresultaat dat je tot stand wilt brengen - alsof het al klaar is! Na de slash noteer je jouw Eerstvolgende Actie. Dat is datgene wat je als eerste fysiek actie gaat doen om een stapje dichterbij de Gewenste Uitkomst te komen.

Denk bijvoorbeeld aan mailen, bellen, schrijven, lezen, lopen, googlen ..... Het effect is dat wanneer je jouw takenlijst ook ziet, je direct in actie kunt komen zonder dat daar denkenergie voor nodig is. Zelfs na een weekje in de sneeuw of een vermoeiende vergadering.

 

Tip 3 - Maak een onderverdeling in je takenlijst die jou helpt

Een prettige onderverdeling in je takenlijst zorgt voor overzicht en maakt ook dat je gemakkelijk in actie kunt komen. Maar wat is dan een handige onderverdeling? De meningen van de grote effectiviteits- en time management goeroes als David Allen en Stephen Covey loopt wat dat betreft uiteen. Om kort te gaan heb je een tweetal mogelijkheden. 

De eerste is een onderverdeling naar activiteit. Zoals bellen, mailen, lezen, schrijven. Prettig aan deze indeling is dat je soortgelijke werkzaamheden achter elkaar kunt uitvoeren. Het voordeel? Aantoonbaar tijdwinst.

De tweede indeling is op basis van functiedoelen. De gedachte is dat je al je activiteiten onderverdeelt naar het functiedoel waar de betreffende activiteit aan bijdraagt. Deze indeling maakt je voortdurend bewust van de vraag of al je functiedoelen wel voldoende aandacht krijgen. Het voordeel? Aantoonbaar effectiviteitswinst.

Waar je voor kiest heeft vooral te maken met persoonlijke voorkeur. Wel adviseren we je om niet meer dan 8 categorieën te hebben om het geheel overzichtelijk te houden. En overzicht geeft rust .....!

 

Tip 4 - Voeg een wachten-op categorie toe

Erg handig! Zodat je hersenen geen overuren hoeven maken om al die zaken die jij hebt gevraagd aan een collega, klant, leverancier of je leidinggevende te onthouden. Alles wat je uitzet bij een ander en vervolgens ‘op wacht’ noteer je op je takenlijst onder de categorie "wachten op". Check regelmatig of je al een reactie hebt gekregen. Zo niet, beoordeel dan of het tijd is om degene waar je op wacht even te herinneren.

 

Dit waren ze! 4 praktische tips om echt meer gedaan te krijgen. En dat met meer plezier! En bewezen dat ze je echt helpen. Heb je vragen? Bel of mail ons gerust. Wil je een volledige methodiek aanleren voor meer effect en meer plezier in je werk volg dan onze cursus time management - effectief werken. Wij wensen je veel plezier in je werk!

 

Categoriën

Overzicht in je werk »Werk gedaan krijgen »Onderbrekingen »Tijdwinst »Organiseren van e-mail »Werkplek »Nieuws »

Heb je een vraag? Laat een berichtje achter dan krijg jij van ons snel een antwoord.

Contactformulier »

Bel ons nu

088 - 2580 100

Adres Zuiderhagen 34
7511 GL Enschede
Telefoon 088 - 2580 100
E-mailadres E-mail ons
Volg ons op

Volg ons op Twitter:

Open inschrijving

Schrijf jezelf in


Leer in 1 ochtend snellezen. Iedere maand bij jou in de buurt.

Brochure aanvragen

Reserveer voor jezelf een plek in een kleine groep met maximaal 10 deelnemers. Leer ook van elkaar!

  • in 1 dag leren snellezen
  • nu met 4 maanden follow'up
  • veel individuele aandacht
  • trainen bij jou in de buurt
  • altijd een persoonlijke intake

 

Meer informatie

1-op-1 of duo-training

Een cursus snellezen alleen voor jou


De trainer komt naar je toe! In 1 dag een enorm effect in snelheid en tekstbegrip.

Brochure aanvragen

Alles wat je leert is direct toepasbaar op jouw leeswerk en afgestemd op jouw leesvoorkeuren. Alle aandacht voor jou! 

  • leren snellezen wanneer je wilt
  • in 1 dag 
  • afgestemd op jouw leeswerk
  • inclusief resultaatgarantie
  • aantoonbaar tijdwinst
Meer informatie

InCompany & Maatwerk

Snellezen voor jou en je collega's


Met je collega's in een halve dag je leessnelheid en tekstbegrip verbeteren

Brochure aanvragen

Na deze cursus 'snellezen in een halve dag' merk je direct verschil. Boordevol oefeningen. 

  • bij 4 deelnemers al voordelig
  • in 1 ochtend sneller lezen 
  • toegepast op ieders leeswerk
  • voor duurzaam effect
  • met 4 maanden follow'up
Meer informatie

Workshops InCompany

Van 1 uur tot een halve dag


Kort en krachtig. Met veel energie! Snelle tijdwinst in een paar uur.

Brochure aanvragen

Een energieke kennismaking met de beste tips in snellezen en breintechnieken.

  • de highlights in snellezen
  • voor jou en je collega's
  • voor snelle tijdwinst
  • gemakkelijk aan te leren
  • voor 4 tot 1000 deelnemers
Meer informatie